Авансовый отчет: особенно его использования

Для чего нужен авансовый отчет? Этот документ оформляется для учета средств, которые были выданы сотрудникам предприятия под отчет. Впрочем, согласно новому законодательству, под отчет средства выдаются не только штатным сотрудникам предприятия. Авансовый отчет - это элемент первичного учета.

Его форма регламентируется нормативными документами. Предприятие может самостоятельно создать форму авансового отчета, но в любом случае она должна в основных моментах соответствовать принятым стандартам.

Авансовый отчет отражает трату подотчетных средств. Каждая строка в отчете подтверждается соответствующим документом - чеком, товарной накладной, актом выполненных работ. Эти документы оформляет предприятие-получатель средств.

А вот заполнение авансового отчета выполняется подотчетным лицом - но только его оборотная сторона, на которой отражаются расходы. Лицевая сторона заполняется бухгалтером, который проверяет все приложенные документы, делает соответствующие проводки.

Авансовые отчеты должны быть обязательно утверждены руководителем предприятия. Только после утверждения директором может происходить обработка авансового отчета, внесение его в бухгалтерскую компьютерную программу. Деньги выдаются обычно через кассу предприятия.

Однако сегодня закон позволяет выдавать деньги и безналичным способом - на карточку сотрудника. Причем по закону выдавать подотчетные суммы можно не только штатным сотрудникам, но и тем, кто работает по гражданско-правовым договорам, то есть в штат не включается. По авансовым отчетам предусмотрены строгие сроки сдачи документа - в течение трех рабочих дней после того, как подотчетное лицо вернется из командировки или после того, как будут потрачены средства (поскольку законодательством этот период никак не регламентируется, срок, на который выдается средства, должен быть указан в приказе - или на командировку, или на выдачу средств на хозяйственные нужды). Некоторые предприятия с учетом особенностей своей хозяйственной деятельности и документооборота устанавливают свои сроки сдачи авансовых отчетов. В таких случаях это закрепляется внутренними документами. Например, это можно отразить в учетной политике предприятия.. .